10 najczęstszych błędów we wnioskach KFS 2026 - jak ich uniknąć?

Dlaczego wnioski są odrzucane?

Każdego roku Powiatowe Urzędy Pracy odrzucają znaczną część wniosków o środki z KFS. Przyczyny są różne - od prostych błędów formalnych po poważne braki merytoryczne. W 2026 roku, wraz z wprowadzeniem nowego formularza elektronicznego, pojawiają się dodatkowe pułapki.

Poniżej przedstawiamy 10 najczęstszych błędów i konkretne wskazówki, jak ich uniknąć.

Błąd nr 1: Brak wpisu realizatora do BUR

To najczęstszy powód odrzucenia w 2026 roku. Wielu przedsiębiorców wciąż wybiera firmy szkoleniowe spoza Bazy Usług Rozwojowych, nie wiedząc o nowym wymógu.

Jak uniknąć: Przed wpisaniem realizatora do wniosku, sprawdź jego status na uslugirozwojowe.parp.gov.pl. Upewnij się, że wpis jest aktywny i obejmuje uprawnienia do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym.

Błąd nr 2: Brak numerów PESEL uczestników

Nowy wymóg 2026 roku - musisz podać PESEL każdego uczestnika już na etapie wniosku. Wnioski z pustymi polami PESEL są automatycznie odrzucane.

Jak uniknąć: Zbierz numery PESEL i pisemne zgody na przetwarzanie danych osobowych od wszystkich uczestników przed rozpoczęciem wypełniania wniosku.

Błąd nr 3: Zaległości w ZUS lub US

Nawet minimalna zaległość (choćby 1 zł) dyskwalifikuje wniosek. Urzędy pracy weryfikują to automatycznie.

Jak uniknąć: Na tydzień przed naborem uzyskaj aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i Urzędu Skarbowego. Jeśli masz jakiekolwiek zaległości - ureguluj je natychmiast.

Błąd nr 4: Słabe uzasadnienie merytoryczne

Wiele wniosków zawiera ogólnikowe uzasadnienia typu szkolenie podniesie kwalifikacje pracownika. To za mało. Urząd oczekuje konkretów.

Jak uniknąć: W uzasadnieniu opisz:

• Jakie konkretne problemy rozwiąże szkolenie
• Dlaczego brak tych umiejętności zagraża zatrudnieniu lub konkurencyjności firmy
• Który priorytet KFS spełnia szkolenie (podaj numer i nazwę)
• Jak szkolenie wpisuje się w strategię rozwoju firmy

Błąd nr 5: Przekroczenie limitów kwotowych

Wnioskodawcy często nie sprawdzają lokalnych limitów PUP i wnioskują o kwoty przekraczające dopuszczalne maksimum.

Jak uniknąć: Przed złożeniem wniosku przeczytaj regulamin naboru w swoim PUP. Sprawdź limit na uczestnika i limit na firmę. Pamiętaj, że lokalne limity mogą być niższe od ustawowych.

Błąd nr 6: Szkolenie rozpoczęte przed podpisaniem umowy

Klasyczny błąd - przedsiębiorca wpłaca zaliczkę lub rozpoczyna szkolenie przed podpisaniem umowy z urzędem. Wszystkie koszty poniesione przed datą umowy są niekwalifikowalne.

Jak uniknąć: Ustal z firmą szkoleniową termin rozpoczęcia szkolenia na co najmniej 4-6 tygodni po planowanym złożeniu wniosku. Nie wpłacaj żadnych zaliczek przed podpisaniem umowy.

Błąd nr 7: Brak zasady konkurencyjności

Wniosek nie zawiera porównania ofert lub uzasadnienia wyboru realizatora. Urząd wymaga udowodnienia racjonalności wydatku.

Jak uniknąć: Porównaj minimum 3 oferty szkoleniowe. We wniosku opisz kryteria wyboru: cenę, jakość programu, doświadczenie trenerów, dostępność terminów. Jeśli wybierasz droższą ofertę, uzasadnij dlaczego.

Błąd nr 8: Powiązania z realizatorem

Wnioskodawca jest powiązany osobowo lub kapitałowo z firmą szkoleniową i składa fałszywe oświadczenie o braku powiązań.

Jak uniknąć: Dokładnie sprawdź, czy nie istnieją żadne powiązania rodzinne, kapitałowe ani organizacyjne między Tobą a realizatorem. Pamiętaj, że fałszywe oświadczenie grozi odpowiedzialnością karną.

Błąd nr 9: Złożenie wniosku poza terminem naboru

Wniosek złożony choćby minutę po zamknięciu naboru jest automatycznie odrzucany. System praca.gov.pl rejestruje czas z dokładnością do sekundy.

Jak uniknąć: Przygotuj wniosek wcześniej i złóż go w pierwszych godzinach naboru. Nie czekaj na ostatni dzień. Ustaw przypomnienie w kalendarzu na dzień otwarcia naboru.

Błąd nr 10: Nieuzupełnienie braków w terminie

Jeśli urząd wezwie Cię do uzupełnienia braków formalnych, masz zazwyczaj 7-14 dni. Przekroczenie tego terminu oznacza bezpowrotną utratę szansy na dofinansowanie.

Jak uniknąć: Po złożeniu wniosku regularnie sprawdzaj skrzynkę na praca.gov.pl i swój e-mail. Reaguj natychmiast na każde wezwanie z urzędu. Miej pod ręką wszystkie dokumenty, które mogą być potrzebne do uzupełnienia.

Podsumowanie

Większości błędów można uniknąć dzięki starannemu przygotowaniu. Zacznij kompletować dokumenty na kilka tygodni przed naborem, przeczytaj regulamin swojego PUP i skonsultuj wątpliwości z pracownikiem urzędu. Lepiej zadać jedno pytanie za dużo niż stracić szansę na dofinansowanie.