Jak założyć konto na praca.gov.pl? Instrukcja krok po kroku dla wnioskodawców KFS 2026
Dlaczego konto na praca.gov.pl jest niezbędne?
Od 2026 roku Krajowy Fundusz Szkoleniowy przeszedł na pełną cyfryzację. Papierowe wnioski odeszły do lamusa. Jedynym sposobem na złożenie wniosku o środki KFS jest portal praca.gov.pl - oficjalna platforma elektroniczna publicznych służb zatrudnienia.
Jeśli nie masz jeszcze konta, musisz je założyć przed ogłoszeniem naboru. W dniu otwarcia naboru liczy się każda minuta - systemy rejestrują czas złożenia wniosku z dokładnością do sekundy, a w wielu urzędach decyduje kolejność zgłoszeń.
Krok 1: Wejdź na portal praca.gov.pl
Otwórz przeglądarkę i przejdź na stronę www.praca.gov.pl. Kliknij przycisk rejestracji lub logowania w prawym górnym rogu strony. Wybierz opcję rejestracji nowego konta.
Krok 2: Wybierz typ konta
Dla celów KFS potrzebujesz konta organizacji (firmy), a nie konta osoby fizycznej. Wybierz odpowiednią opcję:
- Konto organizacji - dla pracodawców, spółek, fundacji, stowarzyszeń
- Konto osoby fizycznej prowadzącej działalność - dla samozatrudnionych (JDG)
Podaj NIP, REGON oraz podstawowe dane firmy. System zweryfikuje dane w rejestrach publicznych (CEIDG, KRS).
Krok 3: Aktywuj Profil Zaufany
Do podpisania wniosku KFS potrzebujesz jednego z dwóch narzędzi autoryzacji:
Profil Zaufany (bezpłatny)
Najprostszy sposób. Profil Zaufany możesz założyć:
- Online przez bankowość elektroniczną - większość polskich banków oferuje tę opcję. Logujesz się do banku, potwierdzasz tożsamość i Profil Zaufany jest aktywny w kilka minut.
- W punkcie potwierdzającym - osobiście w urzędzie gminy, urzędzie skarbowym, oddziale ZUS lub placówce pocztowej. Potrzebujesz dowodu osobistego.
- Przez aplikację mObywatel - jeśli masz aktywną aplikację mObywatel, możesz potwierdzić Profil Zaufany bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Kwalifikowany Podpis Elektroniczny (płatny)
Alternatywa dla Profilu Zaufanego. Wymaga zakupu certyfikatu od jednego z akredytowanych dostawców (np. Certum, Sigillum, CenCert). Koszt to zazwyczaj 200-400 zł rocznie. Podpis kwalifikowany jest przydatny, jeśli regularnie podpisujesz dokumenty elektroniczne.
Krok 4: Przetestuj konto
Po założeniu konta i aktywacji Profilu Zaufanego zaloguj się na portal i przetestuj jego działanie:
- Sprawdź, czy dane firmy są poprawne
- Zapoznaj się z interfejsem i menu
- Znajdź sekcję dotyczącą KFS (moduł PSZ-KFS)
- Sprawdź, czy możesz rozpocząć wypełnianie formularza testowego
Krok 5: Przygotuj dane do wniosku
Zanim rozpocznie się nabór, przygotuj wszystkie dane, które będziesz musiał wpisać do formularza:
- Dane firmy: NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy), adres siedziby, PKD
- Dane uczestników: imiona, nazwiska, numery PESEL, stanowiska, wykształcenie
- Dane realizatora szkolenia: nazwa firmy, NIP, numer wpisu do BUR, dane kontaktowe
- Szczegóły szkolenia: nazwa, program, liczba godzin, termin, cena, forma (stacjonarna/online)
- Uzasadnienie: opis potrzeb szkoleniowych, wskazanie priorytetów KFS, analiza zagrożeń
Najczęstsze problemy
Profil Zaufany wygasł
Profil Zaufany jest ważny przez 3 lata. Sprawdź datę ważności i odnów go przed naborem.
Błędne dane firmy
Jeśli dane firmy na portalu są nieaktualne (np. stary adres), zaktualizuj je w CEIDG lub KRS. Portal pobiera dane z rejestrów publicznych.
Problemy techniczne w dniu naboru
W dniu otwarcia naboru portal może być przeciążony. Zaloguj się wcześniej i miej wniosek przygotowany do wysłania. Rozważ złożenie wniosku w pierwszych minutach po otwarciu naboru.
Podsumowanie
Założenie konta na praca.gov.pl to absolutna podstawa. Nie czekaj na ostatnią chwilę - zrób to teraz, przetestuj działanie systemu i przygotuj wszystkie dane. W dniu naboru będziesz gotowy do natychmiastowego złożenia wniosku.