Reforma KFS 2026 - kompletny przewodnik po zmianach w Krajowym Funduszu Szkoleniowym
Przełomowy rok dla KFS
Rok 2026 zapisze się w historii polskiego rynku pracy jako moment przełomowy dla finansowania rozwoju kompetencji. Krajowy Fundusz Szkoleniowy, który od lat wspiera polskich przedsiębiorców i pracowników, przechodzi gruntowną reformę. Zmiany te nie są kosmetyczne - to całkowita przebudowa filozofii przyznawania środków, sposobu wnioskowania oraz rozliczania dotacji.
Nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku oraz znowelizowana ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadzają erę pełnej cyfryzacji, sztywnych limitów finansowych oraz rygorystycznej weryfikacji jakości szkoleń.
Co się zmienia?
Pełna cyfryzacja procesu
To koniec ery papierowych wniosków. Od 2026 roku cały proces - od złożenia wniosku, przez jego ocenę, aż po rozliczenie - odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną przez portal praca.gov.pl. Każdy przedsiębiorca musi posiadać aktywne konto na tym portalu oraz Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planowało uruchomienie elektronicznego formularza wniosku PSZ-KFS w lutym 2026 roku. Niektóre urzędy pracy sygnalizują możliwość opóźnień w synchronizacji systemu, co może wpłynąć na terminy naborów.
Obowiązkowa Baza Usług Rozwojowych
Skończyła się era, w której można było wybrać dowolną firmę szkoleniową. Od 2026 roku szkolenia finansowane z KFS mogą być realizowane wyłącznie przez podmioty posiadające aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).
Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS), który wystarczał w latach ubiegłych, przestaje być gwarantem jakości dla KFS. BUR staje się standardem ustawowym.
Nowe limity finansowe
Wprowadzono dwa sztywne sufity finansowe oparte na kwocie przeciętnego wynagrodzenia:
- Limit na uczestnika: maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia (obniżony z 300%)
- Limit na firmę: od 4-krotności (mikro) do 14-krotności (duże) przeciętnego wynagrodzenia
Ważne: Powiatowe Urzędy Pracy mogą wprowadzić niższe limity lokalne. Na przykład PUP w Gryfinie ustalił limit 8 000 zł na jednego uczestnika.
Wymóg podawania PESEL uczestników
Już na etapie składania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma już możliwości wnioskowania o środki na anonimowe stanowiska.
Obowiązek utrzymania zatrudnienia
Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu osobę objętą wsparciem przez co najmniej 3 miesiące od dnia zakończenia kształcenia. Naruszenie tego warunku skutkuje zwrotem środków z odsetkami i roczną karencją w dostępie do KFS.
Rozszerzony katalog beneficjentów
Dobra wiadomość: nowe przepisy rozszerzają katalog podmiotów uprawnionych do wsparcia. Oprócz pracodawców, o środki mogą wnioskować:
- Samozatrudnieni (JDG niezatrudniające pracowników)
- Osoby na umowach cywilnoprawnych (zlecenia, kontrakty menedżerskie)
Podsumowanie
Reforma KFS 2026 to krok w stronę większej przejrzystości i efektywności wydatkowania środków publicznych. Wymaga jednak od przedsiębiorców znacznie lepszego przygotowania merytorycznego i formalnego. Stare metody i przyzwyczajenia z lat ubiegłych przestają działać.