Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia 2025 - co zmienia dla KFS?

Nowa ustawa - nowa era

Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620) to jeden z najważniejszych aktów prawnych regulujących polski rynek pracy w ostatnich latach. Zastępuje ona dotychczasową ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, która obowiązywała od 2004 roku.

Dla Krajowego Funduszu Szkoleniowego kluczowe znaczenie ma art. 287 nowej ustawy, który stanowi podstawę prawną funkcjonowania KFS w nowym kształcie.

Kluczowe zmiany ustawowe

Rozszerzenie katalogu beneficjentów

Nowa ustawa rozszerza krąg podmiotów uprawnionych do korzystania z KFS. Oprócz pracodawców, o środki mogą wnioskować:

• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niezatrudniające pracowników
• Podmioty zatrudniające osoby na podstawie umów cywilnoprawnych

To fundamentalna zmiana, która otwiera KFS na setki tysięcy nowych beneficjentów.

Standaryzacja procedury

Ustawa wprowadza jednolite zasady wnioskowania w skali całego kraju. Do tej pory każdy PUP mógł mieć nieco inne wzory wniosków i wymagania. Teraz procedura jest zunifikowana dzięki:

• Jednolitemu formularzowi elektronicznemu PSZ-KFS
• Obowiązkowi składania wniosków wyłącznie przez praca.gov.pl
• Standaryzacji kryteriów oceny merytorycznej

Wymóg wpisu do BUR

Ustawa nakłada obowiązek korzystania z realizatorów wpisanych do Bazy Usług Rozwojowych. To podnosi jakość szkoleń finansowanych ze środków publicznych i eliminuje podmioty niespełniające standardów.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia

Nowy przepis wprowadza twardy wymóg utrzymania zatrudnienia osoby przeszkolonej przez minimum 3 miesiące po zakończeniu kształcenia. Naruszenie skutkuje zwrotem środków z odsetkami i roczną karencją.

Limity oparte na przeciętnym wynagrodzeniu

Ustawa wprowadza algorytmiczne limity finansowe:

• Na uczestnika: 200% przeciętnego wynagrodzenia
• Na firmę: od 4-krotności do 14-krotności w zależności od wielkości

Rozporządzenie wykonawcze

Szczegóły proceduralne reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Rozporządzenie precyzuje:

• Wzór formularza wniosku elektronicznego
• Wymagane załączniki i oświadczenia
• Procedurę oceny i rozpatrywania wniosków
• Zasady podpisywania umów i rozliczania środków
• Terminy i tryb uzupełniania braków formalnych

Okres przejściowy

Ustawa weszła w życie z okresem przejściowym od grudnia 2025 roku. Oznacza to, że:

• Wnioski złożone w 2025 roku na starych zasadach są realizowane do końca
• Nowe nabory od 2026 roku odbywają się już na nowych zasadach
• Elektroniczny formularz wniosku miał być uruchomiony w lutym 2026 roku

Niektóre urzędy pracy sygnalizowały możliwość opóźnień w uruchomieniu systemu elektronicznego, co mogło wpłynąć na przesunięcie terminów pierwszych naborów.

Hierarchia priorytetów

Ustawa wprowadza trzypoziomowy system priorytetów:

1. Priorytety Ministra ds. pracy - 4 priorytety ogólnopolskie
2. Priorytety Samorządu Województwa - do 3 priorytetów regionalnych
3. Priorytet Powiatowy - 1 priorytet lokalny ustalany przez PUP

Dodatkowo istnieją priorytety Rady Rynku Pracy dotyczące rezerwy KFS (uruchamianej w drugiej połowie roku).

Wzmocnienie kontroli

Nowa ustawa wzmacnia mechanizmy kontrolne:

• Obowiązek podawania PESEL uczestników na etapie wniosku
• Weryfikacja powiązań z realizatorem szkolenia
• Kontrola utrzymania zatrudnienia po szkoleniu
• Sankcje za naruszenie warunków umowy (zwrot + karencja)
• Odpowiedzialność karna za fałszywe oświadczenia

Co to oznacza w praktyce?

Dla przedsiębiorcy nowa ustawa oznacza:

• Więcej formalności - ale też więcej przejrzystości
• Wyższe wymagania jakościowe - ale lepsze szkolenia
• Ściślejszą kontrolę - ale sprawiedliwszy podział środków
• Szerszy dostęp - samozatrudnieni i osoby na umowach cywilnoprawnych
• Pełną cyfryzację - wygodniejsze składanie wniosków, ale konieczność posiadania Profilu Zaufanego

Reforma KFS 2026 to krok w stronę nowoczesnego, efektywnego systemu wspierania rozwoju kompetencji na polskim rynku pracy.